Hupsista, tulikohan automatisoitua prosessi liian pitkälle?

Teemana jatkuva parantaminen

Olen jatkuvasti mukana erilaisten yritysten rekrytointiprosesseissa; toisinaan vasta lopussa parhaiden kandidaattien kohdalla ja monesti jo ihan alkumetreillä suunnittelemassa, millaista henkilöä yritykseen tarvitaan. Nyt kohdalleni osui opettavainen kokemus, josta haluaisin muutaman havainnon jakaa teillekin.

 

Nykyaikaiseen henkilöstöjohtamiseen kuuluu keskeisenä osana tehokkuus, systemaattisuus ja laadukas tekeminen. Nykyaikaisessa henkilöstöjohtamisessa, ”HRM:ssa”, osataan hyödyntää hyvinkin tehokkaasti IT:n mahdollisuudet niin prosessien automatisoinnin, ihmisten organisoinnin kuin myös analytiikan osalta.

 

Äkkipäätään työnantajan pallilta katsoen saamme automatisoinnilla aikaan tasalaatuista kohtelua työntekijöiden suuntaan. Samalla yrityksen tuottavuus nousee. Päälle kun lisätään vielä tappiin hiottu työnantajamaine, niin ihmisethän suorastaan hinkuvat yritykseen töihin. Havahduin pari viikkoa sitten siihen, että yksi asia täytyy nostaa pontevasti noiden asioiden rinnalle: Kohtaaminen. Niin todellakin, ihmisten kohtaaminen.

 

Nyt varmasti ajattelet, että siinä jälleen kerran yksi HR-ihminen vaipuu pehmopuolelle hyysäämään ihmisten kohtelua. Paneudutaanpa tähän hyvinkin keskeiseen henkilöstöjohtamisen asiaan parin käytännön esimerkin kautta.

 

Kun yrityksessä automatisoidaan esimerkiksi vuosilomaprosessia HR-järjestelmän avulla, lähes joka kerta tulee työntekijöiden suunnalta kysymys: Eikö me enää keskustella, milloin voin lomani pitää? Kuinka enää voin kertoa, että minun olisi tärkeää saada loma juuri tiettyyn aikaan tai että ihan oikeasti haluaisin pitää sen kahdessa kahden viikon pätkässä? Henkilöstölle syntyy pelko siitä, että luonnolliset keskustelut voidaan unohtaa kun prosessit ohjataan järjestelmään.

 

Kun rekrytoinnissa prosessi viilataan tappiinsa, niin tuloksena voikin hakijan suuntaan syntyä kasvottomuus. Ennakkotehtävien, profilointien ja haastatteluaikojen automatisoinnin jälkeen nähdäänkin vasta haastatteluhuoneen ovella, ja kummallakaan ei ole käsitystä, minkälainen hakija sieltä oikein saapuukaan. Puhelinsoitto jossain kohdassa olisi tuonut ison ripauksen inhimillisyyttä prosessiin ja molemmat osaisivat valmistautua tapaamiseen myös kohtaamisen osalta.

 

HR-ihmisen ratkaisuehdotus 

 

No kuinka tätä voidaan sitten ratkoa? – Ei anneta järjestelmän nousta isännäksi ja jäädä itse rengin rooliin. Tiedostetaan, että prosessien automatisointi ja it-järjestelmät tuovat meille super–työkalun tiedonhallintaan ja vapauttavat aikaa esimiestyöhön. Puhutaan ja otetaan puheeksi. Hyödynnetään nykytekniikkaa; videoita, joilla sanoitetaan prosessia ja sitä, miksi jossakin kohtaa ihmiskontaktin sijaan tuleekin ryhmäkalenterikutsu ja tapaaminen on vasta haastatteluhuoneen ovella.

 

Kun kyse on ihmisten välisestä kohtaamisesta, ihmisyyden täytyy myös näkyä. Viestitään aktiivisesti, vaikkei prosessi olisikaan välttämättä juuri siinä taitekohdassa, jossa on jotain kerrottavaa. Koitetaan päästä työntekijän ihon alle, ja miettiä, missä kohdin sähköposti tai videoviesti toisi jotakin mukavaa väliaikatietoa. Tunnetta siitä, että koneen sijaan prosessin takana onkin ihan oikea ihminen.

 

Mitä tästä opimme?– Asetu työntekijän tuolille ja funtsi, millaista prosessia itse arvostaisit. Missä kohdin haluat ihmisen tulevan mukaan kuvioihin ja missä kohdin haluat toimia itsenäisesti? Missä kohdin haluaisit ymmärtää, miksi jokin vaihe tehdään juuri niin päinvastoin kuin oletit.

 

Tapasin loppuvuonna 2016 Järkytä avoimuudella -blogin pitäjän Aki Ahlrothin. Omia havaintojani tuumaillessa kävin kurkkimassa Akin kirjoituksia – eikä tarvinnut mennä kovinkaan pitkälle historiassa taaksepäin, niin Akin tarinoistakin löytyi omia pohdintojani liippaava kirjoitus. Lukaisepa huviksesi myös ”Rationaalinen ja tunteeton mies on myytti – myös bisneksessä”, löytyy osoitteesta: http://www.jarkytaavoimuudella.com/2016/10/rationaalinen-ja-tunteeton-mies-on.html

 

 Näin kirjoitaa aprillipäivän jälkeisenä sunnuntaina bisneskoutsi Tiina


Jätä kommentti

Kommentit käyvät moderaattorin tarkistuksen läpi, hetkinen...