OMG. Pomo, meinasin pyörtyä kuukausipalaveriin!

OTE ERÄÄN TYÖPAIKAN ARJESTA

 ”Tulipa taas vietettyä aamupäivä kuukausipalaverissa. Ja mitä jäi käteen – hengenahdistus hapen puutteesta, päänsärky ja puutuneet perslihakset. Asiat kiinnostivat alussa, mutta kahvitauon jälkeen laskin minuutteja, seikkailin Facebookissa ja poistin mainosviestejä sähköpostista. Tuntuuko tutulta?
 
Ai niin, mitä asioita käsiteltiin? Hmmm… kunpa muistaisinkin. No, ainakin sovin kaverin kanssa treeniajan illaksi, varasin koiralleni trimmauksen ja taisinpa vähän katsella uusia autojakin. Tuli kalenteriin merkittyä joitakin deadline-päivämääriä exceleiden täyttämiseen, mutta ei hätää – niihinhän näyttää vielä olevan runsaasti aikaa. Ei huolta. Tosin yhä edelleen jäi kyllä tosi nuutunut olo, eikä tässä oikein saa ryhdyttyä mihinkään työhön liittyvään. Ehkä niihin työn tavoitteisiin tai tämän päivän tuottavuuteen ei tarvitse juuri nyt keskittyä, jospa ottaisin loppupäivän ihan rennosti…”

 

Hei pomo, tuntuuko tuo tutulta? Oletko koskaan pysähtynyt miettimään, miten iso investointi tuo 15 henkilön kuukausipalaveri onkaan? Ajallisesti se tarkoittaa vähintään 15 * 4 tunnin ajankäyttöä johonkin muuhun kuin tuottavaan työhön, mikäli palaverin lopputuloksena ei synny mitään konkreettisia toimenpiteitä tai siellä ihmiset eivät saa uutta kannustavaa kipinää oman työnsä tekemiseen tai kehittämiseen. Vuodessa tämä tarkoittaa siten 12 kuukautta * 60 tuntia = 720 tuntia turhaa kokoustamista, jossa osallistujat vain surffailevat. 720 tuntia on tosi paljon, kerropa se omalla tuntilaskutushinnallasi!! 100 euron tuntihinnalla se tekee 72 000 euroa. Melko paljon.

 

Mistä kenkä käytännössä puristaa? – Esimerkiksi siitä, että tiedotusluonteisiin asioihin käytetään kohtuuttoman paljon aikaa, johto ei tiedä tai tunnista tai ole omaksunut rooliaan suunnannäyttäjänä, asialistalle päästetään loputtomasti uusia asioita ilman että edellisiäkään on priorisoitu saati ajallisesti resursoitu tai vastuutettu. Kommenttejakin kysytään, mutta niihin vastaamiseen on noin 5 sekuntia aikaa – niin että hitaimmat huomaavat jo seuraavan kohdan olevan käsittelyssä. Ennen kuin introvertti ehtii miettiä kommenttinsa, niin ekstrovertit ovat jo kolmannessa kohdassa. Ei ihme, että kaikkia ahdistaa – varmaan myös sinua, pomo?

 

HR-ihmisen ratkaisuehdotus

Elämän helpottamiseksi (lue: tuloksen parantamiseksi) tässä muutamia ilmaisia vinkkejä, joiden hankinta ei vaadi pitkää haudutusaikaa, tarjouskilpailua, eikä edes rahaa. Ole hyvä – saa myös vapaasti jakaa muille: Palaverille selkeä fokus ja tavoite, miksi ihmiset kootaan yhteen? Asioiden pitää olla oikeasti merkityksellisiä, joilla on vaikutusta toimintaan ja tuottavuuteen. Käsi sydämelle – asialistan valmistelijan tulee olla raaka ihminen; kaikkia asioita ei voi listalle ottaa, vaan on ankaralla mielellä punnittava, mitkä asioista voivat olla tiedotusasioita, jotka hoituvat esimerkiksi lyhyinä videoviesteinä. Ja usko pois, näitä on lopulta paljon.

 

Palaverissa pieni osallistaminenkaan ei ole pahitteeksi. Siis mikä? Osallistaminen – se, että kysyt myös niiden hiljaa olevien mielipidettä, vaikka he näyttäisivät vaipuvan pöydän reunan alle tai mielikuvamatkalle juuri sinä hetkenä, kun pyydät kommentteja. Myöskin edellisten palavereiden toimenpiteet olisi syytä ottaa luupin alle, onko ne oikeasti tehty loppuun asti ja mitä tuloksia saatiin? Sitten katse eteenpäin; kuka vastaa sovituista uusista asioista ja mihin mennessä – nimiä ja päivämääriä kehiiin. Kalenteri on johtamisen ykköspeluri. Ja pitääkö tämä kaikki tosiaan tehdä ihan itse? Ei todellakaan. Tähän kaikkeen voi pienellä mielikuvituksella ja isolla luottamuksella osallistaa työntekijöitä. Ja kappas kummaa, yhteistyö alkaakin sujua ja kuukausipalavereista tulee odotettuja tapahtumia!

Jätä kommentti

Kommentit käyvät moderaattorin tarkistuksen läpi, hetkinen...